18 de agosto de 2019, 15:38:12
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El rendimiento de oficinas como base de una gestión innovadora del Facility Management

Por Jose Adolfo Coma

El rendimiento de oficinas como base de una gestión innovadora del Facility Management En toda administración y gestión de las diferentes áreas de negocios hace falta tener referencias para poder responder a preguntas


El rendimiento de oficinas como base de una gestión innovadora del Facility Management En toda administración y gestión de las diferentes áreas de negocios hace falta tener referencias para poder responder a preguntas que todo cargo directivo en algún momento se hace, tales como “¿lo estamos haciendo b ien?”, “¿podemos mejorar?”, “¿en que área?”, “¿cuáles son los puntos fuertes y déb iles de la gestión?”, etc.

También nosotros, los Facility Managers responsables de los entornos de trabajo, nos hacemos esas preguntas. Y las únicas referencias de las cuales disponemos para la gestión estratégica son los gastos e inversiones de anteriores años, ratios de costes y de uso de los espacios y los servicios, y poco más.

Ejercicios de benchmark que se han ejecutado en España tampoco han llegado a echar raíces en el mercado y no se están usando como referencia de nuestra gestión.

Por otro lado, llevamos más de 15 años manifestando que el rol del responsable de los inmuebles irá subiendo en los niveles jerárquicos de las empresas y llegará a tener más visibilidad, más credibilidad y participará en las decisiones importantes corporativas relacionado con los inmuebles y entornos de trabajo.

Algo que aún debe suceder en la gran mayoría de las empresas.
El Facility Manager sigue dependiendo de sponsors, como la dirección de Recursos Humanos o la dirección Financiera para poder aportar su conocimiento en asuntos de la planificación estratégica que influyen sobre nuestra área de actuación.

Y, hoy por hoy, la mayoría participa en un segundo o tercer nivel. Esto es notorio en el número de proyectos que son planificados y ejecutados como iniciativa del Facility Manager.

Ni la falta de referencias efectivas ni el estancamiento del progreso de una ratificación y reconocimiento de nuestra profesión, ayuda a profesionalizar el Facility Management, a comunicarnos mejor con nuestra dirección ejecutiva, a disponer de elementos representativos con el fin de obtener más credibilidad, más visibilidad, más participación ejecutiva y más influencia en decisiones relacionadas con el entorno de trabajo.
Todo esto tampoco es un desastre, ya que esto no nos convierte en unos gestores deficientes. Es un hecho que debemos desafiar de forma firme y serena. Y la base del desafío consiste en tener referencias adecuadas y poder obtener mejoras visibles y medibles mediante actuaciones proactivas y que nos ayuden a lograr más credibilidad.

Una buena alternativa para enfrentarse a este reto es la metodología y herramienta ERI (Evaluación del Rendimiento de Inmuebles) que se posiciona como una plataforma conveniente para dar un salto de calidad al Facility Management.

El ERI es un instrumentoinnovador, a nivel europeo, que ha sido desarrollado íntegramente en España.
Una renovada línea de comunicación Una tendencia evidente en las empresas es el creciente apoyo a todo el que interviene en la mejora del enfoque al activo más importante de la mayoría de las empresas, sus empleados.

Algo que se lleva realizando desde años desde la dirección de Recursos Humanos. El hecho, que el director de RRHH
participe en los comités ejecutivos, ayuda a este enfoque renovado.

Estos empleados son nuestros clientes y nuestro acometido es proporcionarles el entorno de trabajo, dentro del marco estratégico y político corporativo, que sirva para que puedan realizar sus responsabilidades de forma más eficiente, efectiva, creativa y flexible.

No voy a detallar el ciclo de vida de un inmueble, pero antes de hacernos responsables de la explotación de los mismos, muchos han intervenido en el diseño y construcción del activo. Los Facility Managers no han intervenido en esas fases (deberíamos) y sabemos que los inmuebles de oficinas no siempre ofrecen el rendimiento tal y como al principio fue previsto por el arquitecto, el inversor/promotor, el constructor, etc.

Algunas características funcionan mejor, otras peor y otras, simplemente, de otra forma. A pesar de las mejores intenciones de los diseñadores y ejecutivos, los problemas pueden persistir, afectando desfavorablemente la salud, confort, satisfacción y productividad de los inquilinos.


Por el enfoque creciente a mejorar la vida profesional de los empleados, y por no intervenir en algunos aspectos de la creación del entorno de trabajo, debemos partir desde la situación actual de cada empresa, contando con los empleados.

Una buena alternativa de prosperar con la empresa es incluir en nuestra gestión una filosofía de mejora continua de los espacios mediante una evaluación ‘normalizada’ por parte de los trabajadores, orquestado por los Facility Managers, y la dirección de desempeño de los recursos humanos como colaborador.

De este modo instauramos una línea renovada de comunicación con nuestros clientes, por un lado y, por otro, una gestión más proactiva que nos puede acercar un poco más a la alta dirección. “Utilizamos cookies propios y de terceros para mejorar nuestros servicios.



Esta evaluación “normalizada” de las oficinas debe estar basada en valorar todos los aspectos que
influyen en la salud, confort y productividad de los empleados.

No se trata de hacer una encuesta de satisfacción o una de climatización. Se trata de una perspectiva global que no deja al lado ninguno de los parámetros que ejercen algún tipo de efecto sobre los empleados, y todo desde la perspectiva de los trabajadores.

Conforme cientos de estudios que se han realizado por todo el mundo, los parámetros influyentes se pueden agrupar en los siguiente cinco:


Condición térmica.

Condición acústica.

Condición lumínica.

Diseño del puesto de trabajo.

Diseño de la distribución de las plantas.


Es imprescindible que la evaluación esté “normalizada” para poder hacer un benchmark de cada uno de los indicadores que nos proporciona una evaluación y conocer las respuestas a las preguntas que nos hacemos en algún momento, tales como “¿lo estamos haciendo b ien?”, “¿podemos mejorar?”, “¿en que área?”, “¿cuáles son los puntos fuertes y débiles de la gestión?”, etc.


La evaluación del ERI
Hemos desarrollado una metodología en donde hemos fijado 130 preguntas que exploran todos los aspectos del edificios (arquitectura y sus instalaciones), la distribución de las plantas (proyectos de fitout) y la gestión del cambio por parte de los responsables de los espacios y el entorno (Facility Management).

Obtenemos más de 100 indicadores, lo alojamos en nuestra base de datos y lo utilizamos como referencia para analizar la situación actual de cada inmueble.

El resultado es innovador. Mediante el análisis de los datos, las referencias con nuestra base de datos, somos
capaces, en colaboración con el equipo del cliente, de crear una lista de posibles proyectos quesuponen una mejora continua en el entorno de trabajo y, por ello, en la salud, confort y experiencia productiva de los empleados.


Los beneficios del benchmark No hay nada mejor (y más fácil) que saber donde nos encontramos y que posible recorrido de mejora existe. Todo mediante un feedback estructurado con los empleados.

Algunos beneficios del ERI son:


1. Mediciones evidentes del entorno de trabajo de cada inmueble que permiten al responsable de
Facility Management (FM) a realizar:


1. Comparativas internas de sus inmuebles.


2. Conocer la opinión de los usuarios de los mismos.


2. Adquirir conocimientos fundamentados de qué características del entorno de trabajo tienen un
efecto perjudicial en la satisfacción del cliente así como en su experiencia productiva.


3. Base documental para el desarrollo de estrategias corporativas del entorno de trabajo.


4. Identificar las prioridades más rentables y efectivas y conseguir mejoras continuas en el
rendimiento de los empleados.


5. Poder separar las responsabilidades del arrendador y del arrendatario.


6. Obtener una comparativa (b enchmark) de inmuebles en España de poco más de 100
indicadores de cada inmueble.


7. Oportunidad para añadir valor a los clientes (como arrendatario) y construir relaciones más
sólidas basadas en la búsqueda de la optimización del rendimiento de los usuarios y del propio
inmueble.


8. Datos objetivos e información detallada para el desarrollo de políticas departamentales del
Facility Management.


9. Recibir una serie de recomendaciones para las mejoras continuas del entorno de trabajo y su
consecuente mejora en la productividad de los empleados asignados al inmueble.


10. Recibir la planificación detallada de posibles proyectos a cometer con una estimación de tiempo
de desarrollo e implementación y estimación económica.


11. Apoyo para la generación y justificación de los presupuestos anuales de inversión (CAPEX).


12. Acción de marketing interna del departamento de Facility Management(o similar) reafirmando
las responsabilidades del departamento, ofreciendo visibilidad a los empleados del área de
actuación, establecer una línea de comunicación abierta, etc.


13. Establecer los puntos de partida para el diseño del entorno de trabajo, de un futuro traslado de
inmueble o adecuación del mismo, obteniendo los factores y parámetros de partida del diseño
más críticos para los empleados y sus departamentos.


14. Evaluar el resultado de un traslado o proyecto de redistribución tras la implementación.


15. Corregir los parámetros más críticos antes de una publicación interna total y ganar
posicionamiento del área de Facility Management en la organización.


El informe final se convierte en una herramienta de trabajo extraordinaria para los Facility Managers. Se
abre una ventana nueva que ofrece un amplio abanico de aplicaciones.

Sin duda, el ERI es un nuevo
impulso para seguir profesionalizando el Facility Management.


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